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石家莊仁和會計培訓學校

程序化辦公用品的購置和領用

來源:91搜學網   錄入:石家莊仁和會計培訓學校   時間:2019/8/23

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據有關報道,在上海等沿海發達城市,大部分中小企業人均每年使用辦公文化用品都在100元以上,辦公用品如同日常生活中的柴米油鹽,往往是必需但又容易被人忽視,使得企業在辦公用品方面形成了一個成本黑洞。

在日常工作中,有必要考慮清楚,計算器、訂書機、涂改液、便利貼、名片盒到底是不是公司所有員工的必需品,他們用的都是什么品牌的?在哪里買到的?是怎樣統一采購嗎?

其實辦公文化用品完全沒有必要購買諸如派克等“奢華”的品牌,而且如果統一采購和管理將為公司減少一大批費用。

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1.辦公用品購置

(1)辦公用品由行政事務部統一添購,各部門可提出需購買辦公用品的品牌、型號等建議,并對使用情況進行反饋,由行政事務部、財務部共同審核決定購買各指定產品。

(2)如需購置特殊辦公用品,或者大量領用信封、包裝袋、光盤等辦公用品,提前1-2天通知相關部門。

(3)網上批量采購,這種方式可以大量節約成本,在國外已被廣為接受。據悉,進入中國的全球500強的企業有93%以上的企業已認可這種方式。

(4)與其他企業聯合采購。對于很多辦公用品供應商來說,公司采購的數量越多其索要的價格會越低,所以與其他業務上的合作伙伴一起采購可以降低采購成本。

2.辦公用品的領用

(1)各部門可隨時領用部門所需的辦公用品,但每個部門都應有自己的辦公用品清單。

(2)領用人需在本部門的辦公用品領用單上填寫領用日期、產品、數量,并簽字確認。

3.超預算預警措施

(1)每月底由相關部門出具辦公用品結算清單,各部門負責人核對無誤后,應簽字確認。

(2)對于連續2月超過預算成本的部門,應由相關人員通知該部門負責人,并向其說明主要超預算的領用物品。

(3)對于季度考核仍超預算的部門,相關部門應給出書面通知,并向總經理匯報該情況。

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